Maturaball planen: Zeitplan und Checkliste für euer Komitee

Das Ballkomitee: Wer macht was?

Bevor ihr eine Location anschaut, klärt die Rollen. Sechs bis zehn Personen reichen, wenn jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person hat. Alles, was „wir machen das gemeinsam“ heißt, macht am Ende niemand.

• Leitung: hält den Gesamtplan, leitet die Sitzungen, entscheidet bei Uneinigkeit.
• Finanzen: Budget, Kassa, Verträge, Abrechnung. Braucht ein eigenes Konto oder eine klare Regelung mit der Schule.
• Location und Technik: Saal, Bühne, Ton, Licht, Aufbau, Sperrstunde.
• Sponsoring: Betriebe ansprechen, Pakete schnüren, Gegenleistungen einhalten.
• Programm und Musik: Band oder DJ, Eröffnung, Mitternachtseinlage, Moderation.
• Marketing und Drucksorten: Motto sichtbar machen: Plakate, Flyer, Karten, Social Media.
• Maturazeitung: ein eigenes kleines Team, siehe unseren Leitfaden zur Maturazeitung.

12 Monate vorher: Termin, Location, Budget

Gute Ballsäle sind ein Jahr im Voraus vergeben. Deshalb beginnt die Planung mit dem Termin und der Location, alles andere folgt.

• Termin: Freitag oder Samstag, außerhalb von Ferien und Prüfungsphasen. Prüft, welche Schulen in der Region am selben Wochenende feiern, ihr teilt euch die Gäste.
• Location: Kapazität, Bühne und Tanzfläche, Technik im Haus oder extern, Garderobe, Parkplätze, Anfahrt mit Öffis, Sperrstunde. Klärt, ob Catering und Ausschank an das Haus gebunden sind.
• Ausgaben: Saalmiete, Band oder DJ, Technik, Deko, Drucksorten, Fotograf:in, Sicherheitsdienst, Sanitäter, Versicherung, Musikrechte.
• Einnahmen: Kartenverkauf, Sponsoren, Tombola, Bar-Anteil, Verkauf der Maturazeitung.

Legt das Budget als Tabelle mit Soll und Ist an und aktualisiert sie monatlich. Die Anzahlung für den Saal ist meist die erste große Ausgabe, klärt früh, woher sie kommt.

9 Monate vorher: Motto, Design, Sponsoren

Das Motto ist die Basis für alles, was gedruckt wird. Findet es jetzt, nicht erst, wenn die Plakate fällig sind. Wie ihr euch im Jahrgang entscheidet, steht in unserem Artikel Maturaball-Motto finden, Ideen liefert die Motto-Sammlung mit über 300 Einträgen.

Aus dem Motto entstehen Logo, Farben und Schriften. Wenn das einmal festgelegt ist, sehen Eintrittskarte, Plakat, Einladung und Zeitung aus wie aus einem Guss. Genau jetzt lohnt sich auch der Start beim Sponsoring: Betriebe planen ihre Budgets fürs kommende Jahr im Herbst.

6 Monate vorher: Programm, Musik, Technik

• Band oder DJ: buchen mit schriftlicher Vereinbarung: Spielzeiten, Pausen, Technikbedarf, Gage.
• Eröffnung: Polonaise oder Eröffnungstanz mit der Tanzschule abstimmen, Proben in den Kalender.
• Mitternachtseinlage: Idee festlegen, Verantwortliche bestimmen, Proben starten. Sie braucht mehr Zeit, als alle denken.
• Moderation: ein bis zwei Personen, die den Abend führen und Reden ankündigen.
• Ehrengäste: Direktion, Lehrer:innen, Bürgermeister:in, Sponsoren. Sie bekommen eine gedruckte Einladung.
• Fotos: Fotograf:in oder Fotobox, Bildrechte für die Nutzung in der Zeitung und auf Social Media klären.
• Catering und Bar: Preise, Personal, Ausschank-Regeln für Jugendliche, Sektempfang.
• Tombola: Preise bei Sponsoren sammeln, Lose drucken lassen.

3 Monate vorher: Drucksorten und Vorverkauf

Jetzt wird das Motto sichtbar. Ihr braucht die Drucksorten in dieser Reihenfolge, deshalb bestellt ihr sie am besten gemeinsam und lasst sie in Etappen liefern:

• Plakate für Schule, Geschäfte und den Ort. Ab A3 aufwärts, am Schulgang gerne A1.
• Flyer für den Vorverkauf und zum Auslegen bei Sponsoren.
• Eintrittskarten, nummeriert und in Kategorien: Vorverkauf, Abendkasse, Ehrengast.
• Einladungen für Lehrer:innen, Eltern und Ehrengäste.
• Programmhefte mit Ablauf, Sponsoren und Tischplan.
• Einlassbänder für die Kontrolle am Eingang.
• Sitzkarten, Tischaufsteller und Getränkekarten für die Tische.

Der Vorverkauf startet, sobald Karten und Plakate da sind: ein klares Zeitfenster, feste Verkaufsstellen in der Schule und bei Sponsoren, eine Liste, wer wie viele Karten bekommen hat. Aus den Vorverkaufszahlen leitet ihr Catering, Tischplan und die Auflage der Zeitung ab.

4 Wochen vorher: Feinschliff und Formalitäten

• Ablaufplan: minutengenau von Einlass bis Ende, mit Verantwortlichen je Programmpunkt.
• Helfer:innen-Plan: Einlass, Garderobe, Bar, Tombola, Fotoecke in Schichten, damit auch die Helfer:innen feiern können.
• Sicherheit: Sicherheitsdienst und Sanitäter beauftragen, Notausgänge und Fluchtwege mit der Location durchgehen.
• Formalitäten: Veranstaltungsanmeldung bei Gemeinde oder Behörde, Anmeldung der Musiknutzung bei der AKM, Regeln zum Jugendschutz, Versicherung. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Bundesland, fragt früh nach.
• Tischplan: Sitzkarten und Tischaufsteller drucken, sobald der Plan steht.
• Maturazeitung: Druckdaten spätestens jetzt übermitteln, damit Datencheck, Probedruck und Druck vor dem Ball fertig sind.

Die Ballwoche und der Abend

1. Aufbau und Deko am Tag davor, mit Fotos für die Zeitung.
2. Technik-Check und Probe für Eröffnung, Mitternachtseinlage und Reden.
3. Briefing aller Helfer:innen: wer steht wo, wer ist bei Problemen erreichbar.
4. Notfallliste: Nummern von Location, Sicherheitsdienst, Sanitätern, Band und Komiteeleitung auf einem Blatt.
5. Einlass: Karten prüfen, Bänder anlegen, Wechselgeld in der Kassa, Garderobe besetzt.
6. Während des Balls: eine Person aus dem Komitee hat keine feste Aufgabe und springt ein, wo es brennt.
7. Danach: Abbau, Abrechnung innerhalb einer Woche, Dank an Sponsoren mit Fotos und einem Belegexemplar der Zeitung.

Die Checkliste zum Abhaken